Handelsbetingelser for booking og ophold · Husregler · Privatlivspolitik

Handelsbetingelserne og husreglerne accepteres ved booking efter den valgte prisregel. Den konkrete bookingbekræftelse går forud ved uoverensstemmelse. Privatlivspolitikken er information om behandling af personoplysninger og er ikke i sig selv et samtykke.

Kort fortalt

Check-in er fra kl. 15:00, og check-out er senest kl. 10:00.

Betaling og krævede gæsteoplysninger skal være på plads, før adgangskoden kan udleveres.

Den konkrete afbestillingsfrist står i bookingbekræftelsen og går forud.

Der skal være ro fra kl. 22:00 til 07:00.

Rygning og vaping er forbudt, også på balkon og terrasse.

Kæledyr er ikke tilladt; assistance- og servicehunde håndteres særskilt efter gældende lov.

Kun registrerede gæster må overnatte, og fester er ikke tilladt.

Fejl og mangler skal straks meddeles hotellet skriftligt.

Del 1 · Handelsbetingelser og husregler

Handelsbetingelser for Hotel Østersø / H50 2021 A/S

Gældende fra: 01.01.2026

Disse handelsbetingelser gælder for reservationer, ophold, hotelværelser, gruppebookinger, tilkøbsydelser og andre tjenester, der tilbydes, administreres eller leveres af:

H50 2021 A/S / Hotel Østersø

CVR-nr.: 41258853

Flensborgvej 50

6200 Aabenraa

Danmark

E-mail: info@hotelosterso.dk

Websted: www.hotelosterso.dk

I disse handelsbetingelser omtales H50 2021 A/S / Hotel Østersø som ”hotellet”, ”vi”, ”os” eller ”Hotel Østersø”. Den person, virksomhed, offentlige myndighed eller organisation, der foretager reservationen eller benytter opholdet, omtales som ”gæsten”, ”kunden” eller ”bestilleren”.

Disse handelsbetingelser gælder, medmindre andet udtrykkeligt er aftalt skriftligt, eller medmindre andre vilkår tydeligt fremgår af bookingbekræftelsen, bookingkanalen eller en særskilt gruppe- eller firmakundeaftale.

1. Anvendelsesområde

Disse handelsbetingelser gælder for alle reservationer og ophold på Hotel Østersø, herunder individuelle hotelreservationer, firmabookinger, gruppebookinger, tredjepartsbookinger, tilkøbsydelser og andre hotelrelaterede tjenester.

Hotel Østersø stiller hotelværelser til rådighed til midlertidig overnatning. Et hotelophold udgør ikke et boliglejemål efter dansk lejelovgivning.

Ved at foretage en booking accepterer gæsten disse handelsbetingelser, de specifikke vilkår i bookingbekræftelsen, hotellets husregler, parkeringsregler, adgangsvejledning, gæstebog, PDF-guide, instruktionsvideo og andre oplysninger, der sendes før eller under opholdet.

Hvis der er uoverensstemmelse mellem disse handelsbetingelser og den konkrete bookingbekræftelse, gælder den konkrete bookingbekræftelse for den pågældende reservation.

2. Booking og bekræftelse

En reservation er bindende, når hotellet, bookingsystemet eller den anvendte bookingkanal har sendt en skriftlig bookingbekræftelse, bookingreference eller anden bekræftelse til gæsten.

Ved booking skal gæsten oplyse korrekte og fuldstændige oplysninger, herunder:

fulde navn

adresse

e-mailadresse

mobiltelefonnummer inklusive landekode

nationalitet, hvis dette efterspørges

ankomst- og afrejsedato

antal gæster

betalingsoplysninger

eventuelle særlige behov, såsom tilgængelighedskrav, allergier eller lignende forhold

Gæsten er ansvarlig for at sikre, at de oplyste kontaktoplysninger er korrekte og fungerer under rejsen. Manglende, forkerte eller skjulte kontaktoplysninger kan betyde, at adgangsoplysninger, betalingslinks, parkeringslinks eller praktiske oplysninger ikke kan leveres rettidigt. Dette anses ikke som en mangel ved opholdet.

Reservationer må kun foretages af personer, der er fyldt 18 år. Den person, der foretager reservationen, er ansvarlig for alle personer omfattet af reservationen, herunder mindreårige, medrejsende gæster, besøgende og andre gæster.

Hotellet kan kræve gyldig legitimation, betalingskort, depositum eller anden sikkerhed før eller under opholdet. Hvis gæsten ikke kan eller vil fremlægge de krævede oplysninger, legitimation eller betaling, kan hotellet afvise check-in uden tilbagebetaling, hvis betingelserne for opholdet ikke er opfyldt.

3. Selvbetjeningshotel og digital adgang

Hotel Østersø kan drives som et selvbetjeningshotel med nøglefri adgang og uden en traditionel bemandet reception.

Gæsten modtager normalt alle nødvendige oplysninger digitalt, herunder PDF-guide, instruktionsvideo, gæstebog, adgangsvejledning, parkeringsoplysninger, morgenmadsoplysninger og andre praktiske oplysninger.

Gæsten er ansvarlig for at læse alle oplysninger, der sendes før ankomst. Hvis gæsten ikke læser de fremsendte oplysninger, ikke benytter gæstebogen eller misforstår noget, fordi gæsten ikke følger den fremsendte vejledning, giver det som udgangspunkt ikke ret til tilbagebetaling, prisafslag eller erstatning.

På ankomstdagen sendes adgangsoplysninger normalt via e-mail og/eller SMS, når reservationen, betalingen og de krævede kontaktoplysninger er registreret korrekt. Adgangskoder aktiveres normalt fra det angivne check-in-tidspunkt og deaktiveres ved check-out.

Hvis adgangsoplysningerne ikke er modtaget senest kl. 12:00 på ankomstdagen, skal gæsten straks kontakte hotellet skriftligt med fulde navn, bookingnummer, direkte e-mailadresse og mobiltelefonnummer inklusive landekode.

4. Reservationer foretaget gennem tredjeparter

Hvis reservationen er foretaget gennem en tredjepart, såsom Booking.com, Expedia, Hotels.com, Agoda, Amadeus, Airbnb, et rejsebureau, en firmabookingplatform eller en anden ekstern bookingkanal, gælder den pågældende bookingkanals vilkår for ændringer, afbestilling, betaling og tilbagebetaling.

Ændringer, afbestilling, forkortelse af opholdet, anmodninger om tilbagebetaling eller bookingfejl skal håndteres gennem den kanal, hvor reservationen blev foretaget.

Som hovedregel kan hotellet ikke direkte ændre, afbestille eller tilbagebetale tredjepartsreservationer, hvis aftalen, betalingen eller bookingvilkårene administreres af tredjeparten.

Hvis tredjeparten ikke videregiver gæstens e-mailadresse, telefonnummer, nationalitet eller andre nødvendige oplysninger, er gæsten ansvarlig for straks at sende disse oplysninger til hotellet. Uden korrekte oplysninger kan hotellet ikke garantere, at adgangsoplysninger og praktiske oplysninger kan sendes rettidigt.

Ved booking gennem en tredjepart skal gæsten fortsat overholde hotellets husregler, parkeringsregler, adgangsregler og alle øvrige vilkår for opholdet.

5. Priser

Alle priser angives i danske kroner, DKK, inklusive moms og eventuelle obligatoriske servicegebyrer, medmindre andet tydeligt er angivet.

Priserne er dynamiske og kan variere afhængigt af dato, efterspørgsel, opholdets længde, værelsestype, antal gæster, bookingkanal og tilgængelighed.

Prisen i den endelige bookingbekræftelse gælder for den konkrete reservation. Hotellet forbeholder sig dog ret til at rette åbenlyse prisfejl, tekniske fejl, valutafejl, systemfejl eller fejl i tredjepartssystemer. Hvis der er en åbenlys fejl, kan hotellet annullere reservationen eller tilbyde gæsten at gennemføre reservationen til den korrekte pris.

Hvis offentlige skatter, afgifter, turistskatter, miljøafgifter, moms eller andre lovbestemte afgifter ændres efter bookingen, forbeholder hotellet sig ret til at regulere prisen tilsvarende, i det omfang loven tillader det.

6. Betaling, betalingskort og sikkerhed

Betaling skal ske i overensstemmelse med den valgte prisregel, bookingkanal og bookingbekræftelse.

Hotellet kan kræve:

forudbetaling

betalingskortgaranti

depositum

betaling via betalingslink

bankoverførsel

EAN/faktura efter forudgående skriftlig godkendelse

anden betalingssikkerhed

Adgangskoder, nøgleoplysninger eller adgang til hotelværelset kan tilbageholdes, indtil betaling, depositum, krævede gæsteoplysninger og eventuelle betalingsgarantier er modtaget og godkendt.

Ved at foretage en booking accepterer gæsten, at hotellet kan opkræve eller efterfølgende inddrive betaling for reservationen, tilkøbsydelser, parkeringstjenester, ekstra gæster, skader, manglende inventar, overtrædelse af husreglerne, ekstra rengøring, sen check-out, rygegebyr, kæledyrsgebyr, bortvisning, ubetalte tjenester og andre dokumenterede krav, der opstår i forbindelse med opholdet.

Gæsten accepterer også, at hotellet kan debitere det betalingskort, der blev brugt til reservationen, eller på anden måde fakturere gæsten for standardgebyrer og dokumenterede ekstraomkostninger, der skyldes overtrædelse af disse handelsbetingelser eller hotellets husregler.

Standardgebyrerne i disse handelsbetingelser begrænser ikke hotellets ret til at kræve højere dokumenterede omkostninger, hvis hotellets faktiske tab, rengøringsomkostninger, reparationsomkostninger, genanskaffelsesomkostninger, sikkerhedsomkostninger, teknikeromkostninger, omkostninger til genhusning, mistet lejeindtægt eller andre dokumenterede udgifter overstiger standardgebyret.

Hotellet kan reservere et beløb på gæstens betalingskort som sikkerhed. Frigivelsen af reserverede beløb afhænger af kortudstederen og gæstens bank.

Ved forsinket betaling kan hotellet opkræve renter, rykkergebyrer, inkassoomkostninger og andre omkostninger i overensstemmelse med gældende dansk lov.

Betaling med udenlandske kort, firmakort eller visse betalingsmetoder kan medføre gebyrer, hvis det er tilladt efter gældende lov.

7. Faktura og firmabetaling

Fakturaer udstedes som udgangspunkt på baggrund af de oplysninger, der blev givet ved booking, betaling eller i gæstebogen.

Hvis gæsten har booket gennem en tredjepart, udstedes fakturaen eller kvitteringen på baggrund af de oplysninger, hotellet modtager fra tredjeparten, og/eller de oplysninger, gæsten har indtastet i hotellets gæstebog.

Hvis fakturaen skal udstedes til en virksomhed, offentlig myndighed, EAN, et bestemt CVR-nummer eller en anden betaler, skal de korrekte fakturaoplysninger gives skriftligt før check-out og helst ved første login i gæstebogen.

Hotellet er ikke ansvarligt for forkerte fakturaoplysninger, der skyldes, at gæsten har givet forkerte oplysninger til bookingkanalen, tredjeparten eller gæstebogen.

Ændringer af fakturaer efter opholdet kan medføre længere behandlingstid og kan kun foretages, hvis regnskabs- og lovkrav tillader det.

Betaling via EAN, faktura eller kredit bevilges kun efter forudgående skriftlig aftale. Offentlige institutioner kan efter aftale tilbydes en betalingsfrist på 30 dage.

8. Afbestilling og ændringer ved direkte bookinger

Vilkårene for afbestilling og ændring afhænger af den valgte prisregel, bookingtype og bookingbekræftelse.

Medmindre andet fremgår af bookingbekræftelsen eller en særskilt skriftlig aftale, gælder følgende for direkte bookinger foretaget gennem hotellets egne kanaler:

1-2 værelser

Kan afbestilles skriftligt senest kl. 15:00 dagen før ankomst. Ved senere afbestilling, udeblivelse eller manglende ankomst opkræves reservationens fulde beløb, medmindre andet fremgår af bookingbekræftelsen.

3-10 værelser

Kan afbestilles skriftligt senest 14 dage før ankomst, medmindre andet er aftalt. Ved senere afbestilling kan hotellet opkræve det fulde beløb eller det dokumenterede tab.

Mere end 10 værelser

Bookinger på mere end 10 værelser, det vil sige 11 værelser eller flere, betragtes som gruppebookinger, uanset om reservationen foretages som én booking eller opdeles i flere reservationer for samme periode, samme virksomhed, samme gruppe eller samme formål.

Ved bookinger på mere end 10 værelser kan hotellet kræve et depositum på 30 % af reservationens samlede beløb på bookingtidspunktet. Reservationen er først endeligt bekræftet, når depositummet er modtaget, medmindre andet er aftalt skriftligt.

Restbeløbet for gruppebookinger skal som udgangspunkt betales senest 14 dage før ankomst, medmindre andet er aftalt skriftligt.

For gruppebookinger gælder følgende afbestillingsfrister, medmindre andet fremgår af en særskilt gruppekundeaftale:

11-30 værelser: senest 6 uger før ankomst

31 eller flere værelser: senest 3 måneder før ankomst

Ved senere afbestilling, reduktion af antal værelser, ændring af dato eller forkortelse af opholdet kan hotellet opkræve det fulde beløb eller det dokumenterede tab.

Ændringer af dato, opholdslængde, antal gæster eller værelsestype kan medføre en ændret pris. Ændringer er kun gyldige, når de er bekræftet skriftligt af hotellet.

Hotellet er ikke forpligtet til at acceptere ændringer efter afbestillingsfristen, efter check-in eller efter opholdets påbegyndelse.

9. Ikke-refunderbare bookinger, kampagnetilbud og specialpriser

Reservationer mærket ”ikke-refunderbar”, ”forudbetalt”, ”kampagnepris”, ”særtilbud”, ”eventophold”, ”specialpris” eller lignende kan ikke ændres, afbestilles eller refunderes, medmindre andet udtrykkeligt fremgår af bookingbekræftelsen eller følger af ufravigelig lov.

Ved ikke-refunderbare reservationer opkræves det fulde beløb normalt på bookingtidspunktet eller kort derefter. Beløbet tilbagebetales ikke ved sygdom, transportproblemer, forkert dato, ændrede planer, udeblivelse, sen ankomst, ubrugt ophold eller andre forhold, der vedrører gæsten.

Gæsten anbefales at tegne en relevant rejse- eller afbestillingsforsikring.

10. Ingen lovbestemt fortrydelsesret

Ved booking af hotelovernatning til en bestemt dato eller periode er der som udgangspunkt ikke en lovbestemt fortrydelsesret på 14 dage.

Gæstens ret til at afbestille, ændre eller få tilbagebetaling afhænger derfor af den konkrete prisregel, bookingbekræftelsen, bookingkanalens vilkår og disse handelsbetingelser.

11. Udeblivelse, sen ankomst og manglende check-in

Hvis gæsten ikke ankommer på ankomstdatoen og ikke har aftalt andet skriftligt med hotellet, betragtes reservationen som en udeblivelse.

Ved udeblivelse kan hotellet opkræve reservationens fulde beløb, og gæsten har ikke ret til tilbagebetaling.

Hvis gæsten forventer at ankomme meget sent, skal gæsten sikre, at betaling, kontaktoplysninger og adgangsoplysninger er i orden før ankomsten.

Manglende gennemførelse af check-in eller manglende brug af opholdet giver ikke gæsten ret til tilbagebetaling.

12. Bindende ophold efter check-in

Når gæsten har modtaget en adgangskode, fået adgang til hotelværelset eller på anden måde påbegyndt opholdet, anses reservationen for påbegyndt og bindende for hele den bookede periode.

Ved tidlig afrejse, forkortelse af opholdet, manglende brug af enkelte nætter eller anmodning om at forkorte opholdet efter check-in ydes der som udgangspunkt ingen hel eller delvis tilbagebetaling.

Dette gælder også, hvis gæsten har booket gennem en tredjepart, medmindre tredjepartens vilkår eller ufravigelig lov bestemmer andet.

13. Check-in og check-out

Medmindre andet fremgår af bookingbekræftelsen, gælder følgende:

Check-in er mulig fra kl. 15:00 på ankomstdagen.

Check-out skal ske senest kl. 10:00 på afrejsedagen.

Adgangskoder aktiveres og deaktiveres automatisk i henhold til de gældende tidspunkter.

Tidlig check-in og sen check-out er kun muligt, hvis det bestilles og betales på forhånd gennem gæstebogen eller på anden måde aftales skriftligt. Det afhænger af tilgængelighed og rengøringsplanen.

Standardgebyret for aftalt tidlig check-in eller sen check-out er DKK 100, medmindre andet er angivet.

Ved check-out skal gæsten forlade hotelværelset til tiden, lukke døre og vinduer, slukke lys og apparater, efterlade nøglekort/adgangschips i henhold til vejledningen og sikre, at værelset efterlades i almindeligt ryddelig stand.

Hvis check-out-tidspunktet ikke overholdes uden forudgående skriftlig aftale, har hotellet ret til at opkræve betaling for én ekstra nat til den gældende dagspris. Dette gælder uanset årsagen til den forsinkede afrejse, da forsinkelsen kan forhindre rengøring, klargøring og adgang for den næste gæst.

Hotellet kan også opkræve dokumenterede ekstraomkostninger, herunder ekstra rengøring, vagt, tekniker, genhusning af den næste gæst, mistet mulighed for videresalg, omkostninger til adgangssystemet eller andre omkostninger, der skyldes sen check-out.

14. Værelser, faciliteter og særlige ønsker

Reservationen omfatter det værelse eller den kategoritype, der fremgår af bookingbekræftelsen.

Fotos, plantegninger og beskrivelser er vejledende. Indretning, udsigt, etage, møbler, sengeopstilling, tilgængelighed, balkon, terrasse, badekar og andre detaljer kan variere inden for samme kategori.

Særlige ønsker, såsom et bestemt værelse, en bestemt etage, udsigt, sengeopstilling, trinfri adgang, badekar, balkon, terrasse eller placering tæt på indgangen, kan noteres, men kan ikke garanteres, medmindre hotellet har bekræftet ønsket skriftligt som en del af reservationen.

Hvis gæsten har brug for trinfri adgang, et tilgængeligt værelse eller særlige tilgængelighedsforhold, skal dette oplyses før booking. Gæsten skal booke den relevante kategori, hvis en sådan kategori findes. Hotellet er ikke ansvarligt, hvis en almindelig kategori ikke opfylder særlige tilgængelighedsbehov, når behovet ikke er oplyst og bekræftet skriftligt.

Hotel Østersø ligger i en eksisterende bygning, og der kan forekomme trapper, niveauforskelle, bygningsmæssige variationer og tekniske forhold. Sådanne forhold udgør ikke en mangel, hvis de er normale for ejendommen og ikke afviger væsentligt fra det oplyste.

15. Antal gæster, børn, ekstra senge og uregistrerede gæster

Antallet af gæster må ikke overstige det antal, der fremgår af reservationen.

Det er ikke tilladt at give flere personer adgang til, brug af eller overnatning i hotelværelset end booket, uanset om der er en sofa, ekstra plads eller andre muligheder i værelset.

Uregistrerede personer må ikke overnatte i hotelværelset. Gæsten må ikke tage ekstra gæster med ind eller give dem adgang til hotelværelset uden hotellets forudgående skriftlige godkendelse.

Hvis gæsten medbringer, giver adgang til eller indkvarterer en eller flere personer, som ikke er omfattet af reservationen, kan hotellet opkræve DKK 995 pr. ekstra eller uregistreret gæst pr. nat eller pr. hændelse. Dette gælder, uanset om den ekstra person benytter seng, sofa, gulvplads, badeværelse, morgenmad, håndklæder eller andre hotelfaciliteter.

Gebyret for en ekstra gæst giver ikke gæsten ret til ekstra senge, sengetøj, morgenmad, håndklæder eller øget værelseskapacitet, medmindre dette udtrykkeligt er godkendt skriftligt af hotellet.

Børn over 2 år tæller som gæster/voksne ved beregning af kapacitet, medmindre andet fremgår af bookingkanalen. Ekstra sengetøj kræver forudgående booking og betaling.

Børn under 2 år kan som udgangspunkt sove i forældrenes seng uden særskilt betaling, hvis dette er muligt i den konkrete værelsestype. En barneseng kan bestilles mod betaling, hvis den tilbydes. Standardprisen for en barneseng er DKK 100 pr. ophold, medmindre andet er angivet.

Overtrædelse af reglerne om antal gæster kan medføre ekstra opkrævninger, bortvisning uden tilbagebetaling og betaling for ekstra rengøring, slitage, skader eller andre omkostninger.

Den person, der foretog reservationen, er ansvarlig for alle personer omfattet af reservationen og for eventuelle uregistrerede personer eller besøgende, som vedkommende giver adgang til hotelværelset eller hotellets område.

16. Morgenmad og tilkøbsydelser

Morgenmad er ikke inkluderet, medmindre dette udtrykkeligt fremgår af bookingbekræftelsen eller er bestilt og betalt særskilt.

Morgenmad skal, hvis den tilbydes, bestilles og betales gennem gæstebogen eller en anden metode, som hotellet har godkendt, medmindre den allerede er inkluderet i reservationen.

Standardprisen for morgenmad er DKK 120 pr. person, medmindre andet er angivet. Børn i alderen 0-3 år kan spise gratis, hvis dette fremgår af gæsteinformationen eller bookingbekræftelsen.

Morgenmad serveres i det dertil indrettede morgenmadsområde på de tidspunkter, der fremgår af hotellets gæsteinformation.

Gæsten skal læse den PDF-guide, instruktionsvideo og gæstebog, som hotellet har sendt, for at få praktiske oplysninger om morgenmad, åbningstider og eventuelle særlige vilkår.

Allergier og særlige kostbehov skal oplyses skriftligt i god tid før ankomst. Hotellet vil forsøge at imødekomme rimelige ønsker, men kan ikke garantere særlige kostbehov, medmindre de er bekræftet skriftligt.

Barneseng, tidlig check-in, sen check-out, parkering, ekstra sengetøj, cykelopbevaring og andre tilkøbsydelser er kun inkluderet, hvis de fremgår af bookingbekræftelsen eller er bestilt og betalt særskilt.

17. Husregler

Gæsten skal behandle værelset, bygningen, fællesarealerne, naboerne, personalet og andre gæster med respekt.

Følgende er ikke tilladt:

rygning

kæledyr eller andre dyr

fester

støjende adfærd

flere gæster end booket

adgang eller overnatning for uregistrerede personer

ulovlige aktiviteter

erhvervsmæssig brug uden skriftlig aftale

chikane, trusler eller vold

brug af åben ild

blokering af flugtveje

indgreb i røgalarmer, brandudstyr, låse, kameraer eller tekniske installationer

at medbringe cykler, elcykler, løbehjul eller lignende indendørs, hvor dette er forbudt

at oplade litiumbatterier, elcykler eller elløbehjul indendørs, medmindre hotellet udtrykkeligt har anvist et særligt godkendt område

at efterlade, placere eller dumpe affald på parkeringspladsen, ved ejendommen, i fællesarealer, ved naboejendomme eller andre steder, der ikke er beregnet til affald

Der skal som udgangspunkt være ro fra kl. 22:00 til 07:00. I dette tidsrum skal der tages særligt hensyn til naboer, andre gæster og omgivelserne.

Hotellet kan bortvise gæster, der overtræder husreglerne, uden tilbagebetaling.

Standardgebyrer ved overtrædelse af husreglerne omfatter blandt andet:

Ekstra eller uregistreret gæst: DKK 995 pr. gæst pr. nat eller pr. hændelse

Rygning: DKK 2.000 pr. hændelse

Kæledyr eller dyr uden forudgående skriftlig godkendelse: DKK 2.000 pr. hændelse

Forsætlig dumpning af affald eller groft uforsvarlig bortskaffelse af affald: DKK 2.500 pr. hændelse

Cykler, elcykler eller løbehjul medbragt indendørs i strid med reglerne: DKK 1.000 pr. genstand

Sen check-out uden forudgående skriftlig aftale: én ekstra nat til den gældende dagspris

Disse gebyrer begrænser ikke hotellets ret til at kræve højere dokumenterede omkostninger, hvis hotellets faktiske omkostninger eller tab er højere.

18. Rygning

Alle værelser, balkoner, terrasser, fællesarealer, indgange, trapper, gange, vinduer, døråbninger og indendørsarealer er strengt røgfri, medmindre et bestemt rygeområde udtrykkeligt er anvist skriftligt.

Rygeforbuddet gælder, uanset om døre eller vinduer er åbne. Rygning er ikke tilladt på balkoner, terrasser eller umiddelbart uden for vinduer, døre eller indgange, hvis røg, lugt eller rester kan trænge ind i værelset, bygningen eller fællesarealerne eller genere andre gæster, naboer eller personale.

Rygeforbuddet omfatter cigaretter, cigarer, piber, e-cigaretter, vapes, vandpiber, cannabis og enhver anden form for rygning, røg, damp eller lignende produkt.

Ved overtrædelse opkræves et ryge- og rengøringsgebyr på DKK 2.000 pr. hændelse.

Hotellet kan også opkræve alle yderligere dokumenterede omkostninger, der skyldes rygningen eller den røgrelaterede overtrædelse, herunder blandt andet ekstra rengøring, lugtfjernelse, tekstilrens, ozonbehandling, udskiftning af inventar, blokeret værelsessalg, mistet lejeindtægt, teknikeromkostninger, brandvagt, vagt, omkostninger til tjenesteydere eller genhusning af andre gæster.

Hvis rygning, damp, røgrester, indgreb i brandudstyr eller anden gæsteadfærd udløser en brandalarm, hæfter gæsten for alle omkostninger vedrørende brandvæsen, vagt, tekniker, servicevirksomhed og andre relaterede omkostninger. Brandvæsenets omkostninger kan udgøre cirka DKK 7.000 eller mere afhængigt af den konkrete opkrævning.

Indgreb i røgdetektorer, sensorer, sprinklere, branddøre, brandudstyr eller nødudgange betragtes som væsentlig misligholdelse og kan medføre øjeblikkelig bortvisning uden tilbagebetaling og politianmeldelse.

19. Kæledyr og andre dyr

Kæledyr og andre dyr er ikke tilladt på Hotel Østersø af hensyn til gæster med allergi. Bestemmelsen om assistance- og servicehunde nedenfor gælder særskilt.

Dette omfatter hunde, katte, fugle og alle andre dyr, uanset størrelse, race eller opholdets længde.

Ved overtrædelse opkræves et rengøringsgebyr for kæledyr/dyr på DKK 2.000 pr. hændelse.

Hotellet kan også opkræve alle yderligere dokumenterede omkostninger, der skyldes dyret, herunder blandt andet ekstra rengøring, allergibehandling, lugtfjernelse, tekstilrens, udskiftning af inventar, reparation af skader, skadedyrsbehandling, blokeret værelsessalg, mistet lejeindtægt, genhusning af andre gæster eller andre dokumenterede omkostninger.

Gæsten kan også bortvises uden tilbagebetaling.

Assistance- eller servicehunde må kun medbringes efter forudgående skriftlig aftale og med relevant dokumentation, i det omfang gældende lov kræver det.

20. Fester, arrangementer og erhvervsmæssig brug

Hotelværelser og fællesarealer må kun bruges til almindelig hotelovernatning i overensstemmelse med reservationens formål.

Det er ikke tilladt at holde fester, receptioner, arrangementer, middage med uregistrerede gæster, fotoshoots, filmoptagelser, livestreams, kommercielle produktioner, salgsmøder, behandlinger, klinikvirksomhed, escortservice, prostitution, ulovlige aktiviteter eller anden erhvervsmæssig brug uden hotellets forudgående skriftlige samtykke.

Uautoriseret erhvervsmæssig brug eller brug i strid med reservationens formål betragtes som væsentlig misligholdelse og kan medføre øjeblikkelig ophævelse af opholdet, bortvisning uden tilbagebetaling og erstatningsansvar.

21. Cykler, elløbehjul, barnevogne og brandveje

Af hensyn til brandsikkerhed og fri passage må cykler, elcykler, løbehjul, barnevogne, bagage eller andre genstande ikke placeres i trapperum, gange, flugtveje, indendørs fællesarealer eller andre områder, hvor de kan blokere passagen.

Cykler, elcykler og elløbehjul må ikke medbringes ind på hotellet. Bag hotellet er der en lukket gård, hvor du kan parkere og aflåse din cykel.

Hvis cykler, elløbehjul eller lignende genstande medbringes indendørs i strid med reglerne, kan hotellet opkræve et gebyr på DKK 1.000 pr. cykel/genstand samt eventuelle omkostninger til fjernelse, rengøring, skader eller brandsikkerhedsmæssig håndtering.

Hvis der tilbydes aflåst cykelopbevaring, kan den købes til de gældende priser. Standardprisen kan være DKK 100 pr. cykel, medmindre andet fremgår af gæstebogen eller bookingmaterialet.

22. Parkering

Parkering er kun tilladt på afmærkede parkeringspladser og i overensstemmelse med de regler, der fremgår af skilte, gæstebogen, PDF-guiden, parkeringslinket og/eller parkeringsselskabets vilkår.

Registrering af nummerpladen kan være obligatorisk. Gæsten er ansvarlig for at registrere den korrekte nummerplade, den korrekte periode og det korrekte parkeringsprodukt.

Hvis parkeringen drives af en tredjepart, såsom Oparko eller et andet parkeringsselskab, er parkeringsselskabet ansvarligt for parkeringskontrol, opkrævninger og behandling af parkeringsafgifter. Hotellet kan ikke annullere parkeringsafgifter, der er udstedt af en tredjepart.

Gæsten skal gemme kvitteringen eller registreringsbekræftelsen. Hvis gæsten ikke har modtaget en bekræftelse, er registreringen muligvis ikke gennemført korrekt.

Premiumparkering foran og bag hotellet er inkluderet ved direkte booking hos hotellet. Nummerpladen skal stadig registreres korrekt.

Ved reservationer foretaget gennem tredjepartsbookingkanaler, herunder Booking.com, Expedia, Hotels.com og lignende platforme, er premiumparkering normalt en tilkøbsydelse og skal bestilles, betales og registreres via det angivne link eller gæstebogen, medmindre det tydeligt fremgår af den konkrete reservation, at parkering er inkluderet.

Standardprisen for premiumparkering kan være DKK 100 pr. køretøj pr. dag, medmindre andet fremgår af gæstebogen, bookingbekræftelsen eller parkeringsoplysningerne.

Der kan være gratis offentlig parkering i nærheden af hotellet, men sådan parkering er underlagt lokal skiltning, lokale regler og tilgængelighed.

Parkering foran indgange, i brandveje, afsætningszoner eller andre forbudte områder er ikke tilladt, bortset fra kortvarig af- og pålæsning, hvis skiltning og forhold tillader det.

Trailer, ekstra køretøj, motorcykel, varevogn eller køretøjer med flere nummerplader kræver særskilt registrering i henhold til de gældende parkeringsregler.

Parkeringsarealer må ikke bruges til opbevaring, placering eller bortskaffelse af affald, flasker, emballage, møbler, elektronik, byggematerialer, madaffald eller andre genstande.

Hvis en gæst eller personer med tilknytning til gæstens reservation forsætligt efterlader eller dumper affald på parkeringsarealet, ved ejendommen eller på tilstødende arealer, kan hotellet opkræve et oprydnings- og administrationsgebyr på DKK 2.500 pr. hændelse. Hotellet kan også opkræve dokumenterede ekstraomkostninger til oprydning, fjernelse, rengøring, sanering, vagt, gennemgang af kamera-/adgangsdata, skadedyrsbekæmpelse eller mistet lejeindtægt.

23. Opladning af elbiler

Opladning af elbiler kan være tilgængelig gennem en ekstern operatør, app eller betalingsløsning. Pladser kan som udgangspunkt ikke reserveres, medmindre andet er aftalt særskilt.

Brug af ladere er underlagt operatørens vilkår og priser. Hotellet er ikke ansvarligt for driftsafbrydelser, prisændringer, app-problemer, optagede ladere eller fejl hos en ekstern operatør.

Det er ikke tilladt at oplade køretøjer, elcykler, elløbehjul eller større batterier i almindelige stikkontakter på hotelværelser eller i fællesarealer, medmindre hotellet udtrykkeligt har givet skriftlig tilladelse.

24. Rengøring, linned og stand ved afrejse

Hotelværelser afleveres rengjorte og med linned/håndklæder, hvis dette er inkluderet i reservationen.

Slutrengøring betyder som udgangspunkt almindelig rengøring efter normal brug. Slutrengøring omfatter ikke ekstraordinær rengøring, herunder blandt andet:

madaffald

affald efterladt uden for de anviste områder

lugt af røg eller dyr

urin, opkast, blod eller andre kropsvæsker

makeup, hårfarve, olie, vin, voks, glitter, konfetti eller lignende på tekstiler/inventar

stærkt tilsmudsede badeværelser

tilbageflytning af møbler

fjernelse af store mængder emballage, flasker eller affald

sanering efter kæledyr, rygning, fester eller uregistrerede gæster

Ekstraordinær rengøring, sanering eller oprydning opkræves efter det faktiske tidsforbrug, eksterne omkostninger og eventuel mistet lejeindtægt.

Gæsten må ikke fjerne linned, håndklæder, dyner, puder, elektronik, dekorationer, møbler eller andre genstande fra hotelværelset. Manglende eller beskadigede genstande opkræves til genanskaffelsespris plus eventuelle administrations- og installationsomkostninger.

Hvis værelset ikke kan videresælges på grund af gæstens overtrædelse af husreglerne, herunder rygning, kæledyr, skader, overdreven tilsmudsning, lugt eller sen afrejse, kan hotellet opkræve gæsten for mistet lejeindtægt og andre dokumenterede omkostninger.

25. Skader, ansvar, standardgebyrer og ekstraomkostninger

Gæsten hæfter for alle skader, tab, mangler, ekstra rengøring, manglende genstande og andre omkostninger, som gæsten, medrejsende, besøgende, børn, dyr, uregistrerede personer eller andre personer, som gæsten har givet adgang, forårsager.

Dette omfatter blandt andet skader på:

bygninger

døre, vinduer og låse

møbler

senge og madrasser

tekstiler

gulve og vægge

elektronik

badeværelse

brandsikkerhedsudstyr

adgangssystemer

fællesarealer

parkeringsarealer

naboers eller andre gæsters ejendom

Skader skal straks anmeldes skriftligt til hotellet. Manglende anmeldelse af en skade kan øge gæstens ansvar, hvis skaden forværres eller ikke kan afhjælpes rettidigt.

Hotellet kan dokumentere skader, overtrædelser af husreglerne og ekstraomkostninger med fotos, video fra fællesarealer, adgangslogs, rengøringsrapporter, servicerapporter, vagterklæringer, teknikerfakturaer, leverandørfakturaer, korrespondance eller anden relevant dokumentation.

Standardgebyrerne i disse handelsbetingelser er minimumsstandardopkrævninger for bestemte overtrædelser. Hvis hotellets dokumenterede omkostninger, tab eller skade overstiger standardgebyret, kan hotellet kræve det højere dokumenterede beløb.

Den person, der foretog reservationen, hæfter for alle beløb og krav, der er knyttet til reservationen.

26. Personalets og hotellets adgang til værelser

Hotellet respekterer gæstens privatliv. Medarbejdere, rengøringspersonale, servicepersonale, teknikere, vagter eller hotellets repræsentanter kan dog få adgang til hotelværelser, når det er nødvendigt.

Dette kan blandt andet være i forbindelse med:

rengøring

planlagt service

tekniske problemer

akutte skader

vandlækage

brandalarm

mistanke om rygning, kæledyr, fest eller ulovlig aktivitet

sikkerhedsforhold

undersøgelse af overtrædelse af husreglerne

klargøring til den næste gæst

mistanke om, at gæsten ikke har forladt værelset til tiden

I akutte eller sikkerhedsrelaterede situationer kan adgang ske uden forudgående varsel.

27. Sikkerhed, videoovervågning og adgangssystemer

Der kan være videoovervågning på hotellets område ved indgange, adgangsveje, fællesarealer, parkeringsarealer, gårdrum, trapper, gange, elevatorområder og andre fællesarealer af hensyn til sikkerhed, adgangskontrol, kriminalitetsforebyggelse og dokumentation af skader, dumpning af affald, uautoriseret adgang og overtrædelser af husreglerne.

Der er ingen videoovervågning inde i hotelværelserne.

Der er heller ingen videoovervågning på badeværelser, i private opholdsarealer eller andre private områder inde i værelset. Hotellets videoovervågning er begrænset til fællesarealer, adgangsområder, parkeringsarealer og andre områder uden for selve hotelværelserne.

Eventuelle digitale adgangslogs fra dørlåse, adgangskoder eller nøglefri adgang er ikke videoovervågning, men kan bruges til at dokumentere adgangstidspunkter, sikkerhedsforhold, tekniske problemer, misbrug af adgangskoder eller overtrædelser af hotellets regler.

Der informeres om videoovervågning gennem skiltning, gæsteinformation, disse handelsbetingelser, privatlivspolitikken eller anden tydelig information før eller ved ankomst.

Gæsten må ikke tildække, flytte, fjerne, manipulere eller beskadige kameraer, adgangssystemer, låse, dørlukkere, brandudstyr, alarmsystemer, sensorer eller tekniske installationer.

Overtrædelse kan medføre bortvisning uden tilbagebetaling samt krav om betaling for reparation, udskiftning, vagt, tekniker og andre dokumenterede omkostninger.

Adgangskoder, nøglekort og adgangslinks er personlige og må ikke deles med uvedkommende. Gæsten hæfter for misbrug, hvis gæsten deler adgangsoplysninger eller giver uvedkommende adgang.

28. Internet, TV, varme, vand og tekniske installationer

Hotellet bestræber sig på at sikre, at Wi-Fi, TV, varme, vand, elektricitet, adgangssystemer og andre tekniske installationer fungerer under opholdet.

Der kan dog forekomme driftsafbrydelser som følge af leverandørfejl, netværksproblemer, vejrforhold, tekniske fejl, offentlige forsyningstjenester, servicearbejde eller gæstens egne enheder.

Gæsten skal straks anmelde fejl skriftligt, så hotellet får mulighed for at afhjælpe problemet. Manglende eller sen reklamation kan begrænse gæstens mulighed for senere at kræve erstatning.

Kortvarige eller mindre tekniske afbrydelser giver som udgangspunkt ikke gæsten ret til tilbagebetaling eller erstatning, hvis hotellet forsøger at afhjælpe forholdet inden for rimelig tid.

Gæsten må ikke reparere, ændre eller foretage indgreb i tekniske installationer.

29. Glemte genstande og personlige ejendele

Gæsten er ansvarlig for personlige ejendele, værdigenstande, bagage, elektronik, smykker, kontanter og dokumenter.

Hotellet påtager sig intet ansvar for tab, tyveri eller skade på personlige ejendele, medmindre andet følger af ufravigelig dansk lov.

Glemte genstande opbevares som udgangspunkt i op til 30 dage efter afrejse. Efter denne periode kan genstandene bortskaffes, uden at hotellet pådrager sig ansvar.

Glemte genstande kan eftersendes mod forudbetaling af porto, emballage og administrationsomkostninger. Standardpriserne kan være:

Danmark: DKK 150

EU: DKK 225

uden for EU: DKK 375

Særligt værdifulde, farlige, uhygiejniske eller letfordærvelige genstande kan håndteres særskilt eller bortskaffes tidligere.

30. Afvisning, bortvisning og ophævelse

Hotellet kan afvise en gæst før check-in eller bortvise en gæst under opholdet, hvis gæsten:

ikke betaler

ikke kan legitimere sig

har givet forkerte oplysninger

overtræder husreglerne

ryger

medbringer dyr uden aftale

holder fest

forårsager støjgener

chikanerer personale, naboer eller andre gæster

opfører sig truende, voldeligt eller uacceptabelt

beskadiger ejendom

har flere gæster end booket

medbringer eller giver adgang til uregistrerede personer

deler adgangskoder med uvedkommende

bruger opholdet til ulovlige eller erhvervsmæssige formål uden tilladelse

udgør en sikkerhedsrisiko

på anden måde væsentligt misligholder aftalen

Ved bortvisning hæfter gæsten fortsat for hele det reserverede ophold, og der kan ikke forventes tilbagebetaling.

Hotellet kan også opkræve standardgebyrer og dokumenterede ekstraomkostninger, der skyldes gæstens adfærd, herunder gebyrer for ekstra gæster, rygegebyrer, kæledyrsgebyrer, ekstra rengøring, reparation af skader, genanskaffelsesomkostninger, mistet lejeindtægt, sikkerhedsomkostninger, teknikeromkostninger, genhusning af andre gæster og andre dokumenterede udgifter.

Hotellet forbeholder sig ret til at anmelde strafbare forhold, trusler, vold, hærværk, bedrageri, tyveri, narkotikarelaterede forhold, ulovlig indtrængen eller andre strafbare forhold til politiet.

31. Overbooking, nedetid, systemfejl og værelsesskift

Hvis hotellet på grund af overbooking, tekniske problemer, vandskade, brand, myndighedspåbud, driftsafbrydelser, adgangsproblemer, fejl i bookingsystemet, PMS-systemet, channel manageren, adgangssystemet, betalingssystemet, tredjepartsplatformen eller andre leverandørfejl ikke kan stille det reserverede værelse til rådighed, kan hotellet tilbyde gæsten et andet tilsvarende eller bedre værelse, hvis det er praktisk muligt.

Dette gælder også, hvis fejlen skyldes hotellets eksterne PMS-udbyder, bookingmotor, channel manager, adgangsudbyder, betalingsudbyder, OTA-forbindelse, integrationspartner eller anden teknisk samarbejdspartner.

Hvis et tilsvarende eller bedre værelse ikke kan tilbydes, kan hotellet annullere reservationen og tilbagebetale beløb, der er betalt direkte til hotellet for den ydelse, der ikke er leveret.

Hvis reservationen er foretaget og/eller betalt gennem en tredjepart, håndteres en eventuel tilbagebetaling i overensstemmelse med tredjepartens vilkår og betalingsflow.

Hotellet er ikke ansvarligt for indirekte tab, transportomkostninger, tabt arbejdsfortjeneste, mistede oplevelser, følgeskader, prisforskelle på anden indkvartering, parkeringsomkostninger eller andre indirekte omkostninger, medmindre andet følger af ufravigelig lov.

32. Klager under opholdet

Hvis gæsten oplever fejl, mangler eller utilfredshed under opholdet, skal gæsten straks og før afrejse kontakte hotellet skriftligt, så vi får mulighed for at undersøge og afhjælpe forholdet.

Klagen skal indeholde bookingnummer, navn, dato, en beskrivelse af problemet og helst fotos eller video.

Hvis gæsten ikke klager under opholdet og først rejser spørgsmålet efter afrejse, kan dette begrænse eller udelukke retten til erstatning, fordi hotellet ikke har haft mulighed for at afhjælpe forholdet.

Hotellet yder som udgangspunkt ikke erstatning for forhold, der kunne være blevet afhjulpet under opholdet, hvis gæsten ikke gav hotellet mulighed for at løse problemet rettidigt.

Klager behandles skriftligt via e-mail.

33. Eksterne klagemuligheder

Hvis gæsten er forbruger, og der ikke kan findes en løsning direkte med hotellet, kan gæsten indbringe sagen for det relevante klageorgan, herunder Ankenævnet for Hotel, Restaurant og Turisme, hvis sagen falder inden for nævnets kompetence.

Som hovedregel skal gæsten først have indgivet en skriftlig klage til hotellet og givet hotellet mulighed for at svare.

EU-forbrugere kan også henvises til EU’s officielle information om forbrugerklageorganer og alternativ tvistbilæggelse.

34. Gavekort, værdibeviser og tilgodebeviser

Hvis hotellet udsteder gavekort, værdibeviser eller tilgodebeviser, gælder de vilkår, der fremgår af gavekortet eller købsbekræftelsen.

Gavekort kan ikke ombyttes til kontanter, medmindre andet følger af ufravigelig lov eller er aftalt skriftligt.

Gavekort, der er udstedt gratis, som præmier, kompensation eller goodwill, kan ikke kræves udbetalt kontant.

B2B-gavekort eller værdibeviser udstedt til virksomheder kan ikke kræves udbetalt kontant og kan kun forlænges efter skriftlig aftale.

35. Personoplysninger og databeskyttelse

Hotellet behandler personoplysninger i forbindelse med booking, betaling, adgang, gæstekommunikation, fakturering, regnskab, sikkerhed, klager og overholdelse af retlige forpligtelser.

Personoplysninger kan omfatte navn, adresse, e-mail, telefonnummer, nationalitet, bookingoplysninger, betalingsoplysninger, nummerplade, adgangslog, kommunikation og nødvendige oplysninger om opholdet.

Ved booking accepterer gæsten, at hotellet behandler nødvendige personoplysninger til administration og gennemførelse af opholdet.

Hotellet kan dele nødvendige oplysninger med databehandlere og samarbejdspartnere, såsom PMS-system, betalingsudbyder, adgangssystem, parkeringsselskab, regnskabssystem, rengøringsleverandør, bookingkanal eller myndigheder, når dette er nødvendigt og lovligt.

Yderligere oplysninger findes i hotellets privatlivspolitik.

36. Force majeure

Hotellet er ikke ansvarligt for manglende eller forsinket opfyldelse, der skyldes omstændigheder uden for hotellets rimelige kontrol.

Force majeure kan blandt andet omfatte:

brand

oversvømmelse

storm

vandskade

strømsvigt

internetnedbrud

leverandørsvigt

strejke

lockout

krig

terrorisme

pandemi

epidemi

myndighedspåbud

evakuering

forsyningssvigt

nedbrud i tekniske systemer

forhold vedrørende tredjeparter

andre ekstraordinære begivenheder

Force majeure og omstændigheder uden for hotellets rimelige kontrol omfatter også væsentlige fejl, nedbrud eller driftsafbrydelser hos PMS-udbydere, bookingmotorer, channel managere, adgangssystemer, betalingsudbydere, SMS-/e-mailudbydere, internetudbydere, parkeringsoperatører, ladeoperatører, OTA-platforme eller andre tekniske leverandører, som hotellet med rimelighed er afhængigt af for at kunne gennemføre reservationen eller opholdet.

Hvis hotellet ikke kan levere opholdet på grund af force majeure, vil hotellet forsøge at tilbyde en rimelig alternativ løsning, hvis det er muligt. Hvis opholdet ikke kan gennemføres, håndteres en eventuel tilbagebetaling i overensstemmelse med gældende lov og de konkrete omstændigheder.

Hotellet er ikke ansvarligt for indirekte tab, følgeskader, transportudgifter eller andre omkostninger, der skyldes force majeure, medmindre andet følger af ufravigelig lov.

37. Ansvarsbegrænsning

Hotellet er ansvarligt efter dansk rets almindelige regler.

Hotellet er dog ikke ansvarligt for indirekte tab, driftstab, tabt fortjeneste, tabt arbejdsfortjeneste, mistede oplevelser, følgeskader, fejl hos tredjeparter, parkeringsafgifter, transportudgifter eller tab, der skyldes gæstens egne forhold, medmindre andet følger af ufravigelig lov.

I videst muligt omfang efter loven er hotellets ansvar begrænset til det beløb, som gæsten har betalt direkte til hotellet for den konkrete reservation, medmindre grov uagtsomhed, forsæt, personskade eller ufravigelig lov bestemmer andet.

38. Ændringer af disse handelsbetingelser

Hotellet kan fra tid til anden opdatere disse handelsbetingelser.

De vilkår, der gælder for en konkret reservation, er de vilkår, der var gældende på bookingtidspunktet, medmindre ændringen er nødvendig på grund af lovgivning, myndighedskrav, sikkerhedsforhold eller tekniske forhold.

Den aktuelle version offentliggøres på hotellets websted eller sendes efter anmodning.

39. Lovvalg og værneting

Disse handelsbetingelser er underlagt dansk ret.

Tvister skal først søges løst i mindelighed gennem skriftlig dialog mellem gæsten og hotellet.

Hvis tvisten ikke kan løses, kan sagen indbringes for de danske domstole med Retten i Sønderborg som aftalt værneting, medmindre ufravigelige forbrugerbeskyttelsesregler giver gæsten ret til et andet værneting.

40. Kontakt

Alle henvendelser vedrørende reservationer, adgang, betaling, klager, fakturaer, glemte genstande og andre forhold skal ske skriftligt.

H50 2021 A/S / Hotel Østersø

CVR-nr.: 41258853

Flensborgvej 50

6200 Aabenraa

Danmark

E-mail: info@hotelosterso.dk

Websted: www.hotelosterso.dk

41. Oversigt over standardgebyrer

Følgende standardgebyrer kan opkræves ved overtrædelse af disse handelsbetingelser eller hotellets husregler:

Ekstra eller uregistreret gæst: DKK 995 pr. gæst pr. nat eller pr. hændelse

Rygning: DKK 2.000 pr. hændelse

Kæledyr eller dyr uden forudgående skriftlig godkendelse: DKK 2.000 pr. hændelse

Forsætlig dumpning af affald eller groft uforsvarlig bortskaffelse af affald: DKK 2.500 pr. hændelse

Cykel, elcykel eller løbehjul medbragt indendørs i strid med reglerne: DKK 1.000 pr. genstand

Sen check-out uden forudgående skriftlig aftale: én ekstra nat til den gældende dagspris

Brandvæsenets omkostninger som følge af gæstens adfærd: faktisk dokumenteret omkostning, ofte fra cirka DKK 7.000 eller mere

Aftalt tidlig check-in eller sen check-out: DKK 100, medmindre andet er angivet

Barneseng, hvis den tilbydes og bestilles: DKK 100 pr. ophold, medmindre andet er angivet

Morgenmad, hvis den ikke er inkluderet: DKK 120 pr. person, medmindre andet er angivet

Premiumparkering, hvis den ikke er inkluderet: DKK 100 pr. køretøj pr. dag, medmindre andet er angivet

Eftersendelse af glemte genstande: Danmark DKK 150, EU DKK 225, uden for EU DKK 375, medmindre de faktiske omkostninger er højere

Alle standardgebyrer er angivet i DKK og inkluderer moms, hvor det er relevant.

De anførte standardgebyrer begrænser ikke hotellets ret til at opkræve højere dokumenterede omkostninger, hvis hotellets faktiske omkostninger, tab eller skade overstiger standardgebyret.

Dokumenterede ekstraomkostninger kan blandt andet omfatte ekstra rengøring, lugtfjernelse, allergibehandling, tekstilrens, ozonbehandling, genanskaffelse af inventar, reparation, tekniker, vagt, brandvæsen, tjenesteyder, skadedyrsbekæmpelse, genhusning af andre gæster, mistet lejeindtægt, administration, inkassoomkostninger og sagsomkostninger, hvor det er relevant.

• Check-in fra kl. 15.00. Check-out senest kl. 10.00.
• Ro på hotellet fra kl. 22.00 til 07.00. Fester er ikke tilladt, og kun registrerede gæster må overnatte.
• Hotellet er røgfrit. Rygeforbuddet omfatter også vaping, balkoner og terrasser.
• Kæledyr er ikke tilladt af hensyn til gæster med allergi. Se handelsbetingelsernes særlige bestemmelse om assistance- og servicehunde.
• Cykler må ikke medbringes ind på hotellet. Bag hotellet er der en lukket gård, hvor du kan parkere og aflåse din cykel.
• Der er premiumparkering foran og bag hotellet. Parkeringen er inkluderet ved direkte booking og mod betaling ved tredjepartsbooking. Registrér hver bil efter ankomstvejledningen, og følg skiltningen. Der er også offentlige parkeringspladser i området.
• Morgenmad serveres inde på hotellet. Husk at bestille, hvis den ikke allerede er inkluderet. Frokost og aftensmad serveres hos Under Sejlet på stranden overfor hotellet.
• Læs din ankomstinformation, hold flugtveje fri, og skriv straks til hotellet, hvis du oplever fejl eller mangler.

Privatlivspolitik for Hotel Østersø / H50 2021 A/S

Gældende fra: 01.01.2026

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan H50 2021 A/S / Hotel Østersø behandler personoplysninger om gæster, kunder, besøgende på vores websted, brugere af vores digitale gæstebog, personer, der kontakter os, og personer, der opholder sig på eller besøger hotellets område.

Denne privatlivspolitik gælder for alle personoplysninger, der behandles i forbindelse med reservationer, hotelophold, selvbetjent check-in, nøglefri adgang, betaling, fakturering, parkering, gæstekommunikation, videoovervågning, klager, sikkerhed, rengøring, service og hoteldrift.

1. Dataansvarlig

Den dataansvarlige for behandlingen af personoplysninger er:

H50 2021 A/S / Hotel Østersø

CVR-nr.: 41258853

Flensborgvej 50

6200 Aabenraa

Danmark

E-mail: info@hotelosterso.dk

Websted: www.hotelosterso.dk

Alle henvendelser om personoplysninger, privatliv og databeskyttelse skal ske skriftligt til info@hotelosterso.dk.

2. Hvem behandler vi personoplysninger om?

Vi kan behandle personoplysninger om:

gæster og kunder

personer, der foretager en reservation

personer, der er omfattet af en reservation

medrejsende gæster, børn og besøgende

firmakunder, offentlige myndigheder og kontaktpersoner

personer, der kontakter os via e-mail, telefon, formular, bookingkanal, gæstebog eller sociale medier

besøgende på vores websted

brugere af vores digitale gæstebog, selvbetjening til check-in, betalingslinks og adgangssystemer

personer, der bruger eller registrerer parkering

personer, der befinder sig på hotellets område, i fællesarealer, ved indgange, på adgangsveje, parkeringsarealer eller andre områder, der er omfattet af videoovervågning

leverandører, tjenesteydere og forretningsforbindelser

3. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi behandler kun personoplysninger, der er nødvendige til de formål, som er beskrevet i denne privatlivspolitik.

Vi kan behandle følgende kategorier af personoplysninger:

3.1 Almindelige kontakt- og identitetsoplysninger

navn

adresse

e-mailadresse

telefonnummer

nationalitet, hvis dette er påkrævet eller efterspurgt i forbindelse med reservationen

virksomhedsnavn

CVR-nummer

EAN-nummer

fakturaoplysninger

bookingnummer

oplysninger om medrejsende gæster

identitetsoplysninger, når det er nødvendigt af hensyn til sikkerhed, gæsteregistrering, lovkrav eller kontrol af reservationen

3.2 Booking- og opholdsoplysninger

ankomst- og afrejsedato

værelsestype og værelsesnummer

antal gæster

pris og betalingsstatus

tilkøbsydelser, såsom parkering, morgenmad, barneseng, tidlig check-in, sen check-out, ekstra sengetøj eller andre tjenester

særlige ønsker

oplysninger om adgang, check-in og check-out

kommunikation før, under og efter opholdet

aktivitet i gæstebogen og gæstepræferencer

klager, krav og servicehenvendelser

oplysninger om overtrædelser af husreglerne, hvis det er relevant

3.3 Betalings- og fakturaoplysninger

betalingsstatus

betalingsreferencer

transaktionsoplysninger

kvitteringer

fakturaoplysninger

betalingsmetode

oplysninger, der er nødvendige for bogføring, regnskab, dokumentation, inkasso og retskrav

Betalingskortoplysninger behandles normalt af vores betalingsudbydere. Hotellet modtager som udgangspunkt kun begrænsede oplysninger, såsom transaktionsstatus, korttype, maskerede kortoplysninger og betalingsreference.

3.4 Tekniske oplysninger og digitale spor

IP-adresse

browser- og enhedsoplysninger

tidspunkt for besøg på webstedet

brug af cookie- og samtykkeindstillinger

adgangslogs fra digitale låse, nøglefri adgang og adgangssystemer

leveringsstatus for SMS og e-mail i forbindelse med adgangsoplysninger og gæstekommunikation

brug af gæstebog, digitale links og onlinetjenester

tekniske logs fra PMS-systemer, bookingsystemer, channel managere, betalingssystemer og adgangssystemer

kommunikationslogs, når det er nødvendigt af hensyn til support, sikkerhed og dokumentation

3.5 Parkerings- og køretøjsoplysninger

nummerpladenummer

parkeringsperiode

betalings- og registreringsstatus

parkeringsprodukt

oplysninger fra parkeringsselskab eller parkeringssystem

dokumentation i parkeringsrelaterede sager, klager, parkeringsafgifter, misbrug eller tvister

3.6 Videoovervågning og sikkerhed

Vi kan behandle billeder og videooptagelser fra videoovervågning på og omkring hotellets område, herunder indgange, adgangsveje, fællesarealer, parkeringsarealer, gårdrum, trapper, gange, restaurant-/morgenmadsområder og andre fællesarealer.

Formålene med videoovervågningen er:

sikkerhed

adgangskontrol

kriminalitetsforebyggelse

beskyttelse af gæster, personale, naboer og ejendom

dokumentation af skader, tyveri, hærværk, dumpning af affald, uautoriseret adgang og overtrædelser af husreglerne

håndtering af forsikringskrav, politianmeldelser, tvister eller retskrav

Der er ingen videoovervågning inde i hotelværelserne.

Der er heller ingen videoovervågning på badeværelser, i private opholdsarealer eller andre private områder inde i værelset. Videoovervågningen er begrænset til fællesarealer, adgangsområder, parkeringsarealer og andre områder uden for hotelværelserne.

Eventuelle digitale adgangslogs fra dørlåse, adgangskoder eller nøglefri adgang er ikke videoovervågning, men kan bruges til at dokumentere adgangstidspunkter, sikkerhedsforhold, tekniske problemer, misbrug af adgangskoder eller overtrædelser af hotellets regler.

Der foretages som udgangspunkt ikke lydoptagelse, medmindre dette specifikt er oplyst.

3.7 Følsomme personoplysninger

Som hovedregel anmoder vi ikke om følsomme personoplysninger.

Hvis du frivilligt giver os oplysninger om allergier, helbred, handicap, tilgængelighedsbehov eller andre særlige forhold, behandler vi kun disse oplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at håndtere din henvendelse, reservation eller dit ophold.

Hvis oplysningerne anses som følsomme personoplysninger efter databeskyttelseslovgivningen, behandler vi dem som udgangspunkt på grundlag af dit udtrykkelige samtykke eller, hvor det er relevant, fordi det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

4. Hvor modtager vi personoplysninger fra?

Vi kan modtage personoplysninger fra:

dig direkte

personer, der booker på dine vegne

virksomheder, offentlige myndigheder, rejseansvarlige eller arbejdsgivere, der booker for gæster

bookingplatforme og tredjepartskanaler, såsom Booking.com, Expedia, Hotels.com, Agoda, Airbnb, Amadeus eller rejsebureauer

betalingsudbydere

parkeringsselskaber

adgangssystemer og digitale låsesystemer

PMS-systemer, channel managere og bookingmotorer

gæstebogs- og selvbetjeningssystemer til check-in

vores websted, formularer, e-mails og digitale kommunikation

videoovervågning og adgangslogs på hotellets område

rengøringspersonale, servicepersonale, sikkerhedsudbydere og tekniske leverandører

offentlige myndigheder, politi, brandvæsen eller domstole, hvor det er relevant

Hvis du booker gennem en tredjepart, kan tredjeparten være selvstændig dataansvarlig for sin egen behandling af dine personoplysninger. Vi anbefaler, at du også læser tredjepartens privatlivspolitik.

5. Formål og behandlingsgrundlag

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

5.1 Administration af reservationer og hotelophold

Vi behandler personoplysninger for at oprette, administrere og gennemføre reservationer samt sende bookingbekræftelser, adgangsoplysninger, praktiske oplysninger, betalingslinks, gæstekommunikation og serviceoplysninger.

Behandlingsgrundlag: Opfyldelse af en kontrakt eller foranstaltninger forud for indgåelse af en kontrakt.

5.2 Selvbetjent check-in og nøglefri adgang

Vi behandler personoplysninger for at tilbyde selvbetjent check-in, nøglefri adgang, digitale adgangskoder, adgang til gæstebogen, SMS-/e-mailkommunikation, adgangskontrol og support ved adgangsproblemer.

Behandlingsgrundlag: Opfyldelse af en kontrakt og legitim interesse i sikker, effektiv og dokumenteret hoteldrift.

5.3 Gæsteregistrering og lovkrav

Vi kan behandle identitets-, nationalitets- og opholdsoplysninger, når dette er nødvendigt for at overholde lovkrav, sikkerhedskrav, anmodninger fra offentlige myndigheder, pligter vedrørende gæsteregistrering eller dokumentationskrav.

Behandlingsgrundlag: Retlig forpligtelse og legitim interesse i sikker og lovlig hoteldrift.

5.4 Betaling, fakturering og bogføring

Vi behandler personoplysninger for at modtage betaling, udstede fakturaer, håndtere kvitteringer, administrere tilbagebetalinger, håndtere betalingskrav, føre regnskab og overholde lovbestemte regnskabs- og skattekrav.

Behandlingsgrundlag: Opfyldelse af en kontrakt og retlig forpligtelse.

5.5 Parkering og registrering af køretøjer

Vi behandler nummerplade- og parkeringsregistreringsoplysninger for at administrere parkering, dokumentere parkeringsrettigheder, håndtere betaling, klager, parkeringsafgifter, misbrug og sager med parkeringsoperatører.

Behandlingsgrundlag: Opfyldelse af en kontrakt og legitim interesse.

5.6 Morgenmad, tilkøbsydelser og gæsteservice

Vi behandler personoplysninger for at administrere morgenmad, barnesenge, tidlig check-in, sen check-out, ekstra gæster, ekstra sengetøj, parkering, cykelopbevaring, glemte genstande og andre hoteltjenester.

Behandlingsgrundlag: Opfyldelse af en kontrakt og legitim interesse.

5.7 Kundeservice, klager og krav

Vi behandler personoplysninger for at besvare henvendelser og håndtere klager, mangler, krav, serviceproblemer, glemte genstande, adgangsproblemer og praktiske spørgsmål.

Behandlingsgrundlag: Opfyldelse af en kontrakt, legitim interesse og i visse tilfælde retlig forpligtelse.

5.8 Dokumentation af skader, gebyrer og overtrædelser af husreglerne

Vi behandler personoplysninger for at dokumentere og opkræve betaling for skader, ekstra rengøring, rygegebyrer, kæledyrsgebyrer, dumpning af affald, sen check-out, ekstra eller uregistrerede gæster, manglende inventar, overtrædelser af husreglerne eller andre krav.

Behandlingsgrundlag: Legitim interesse i at beskytte vores ejendom, dokumentere krav, håndhæve aftalevilkår og fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

5.9 Videoovervågning

Vi behandler videooptagelser for at beskytte gæster, personale, naboer og ejendom, forebygge kriminalitet og dokumentere adgang, skader, dumpning af affald, uautoriseret adgang og alvorlige overtrædelser af husreglerne.

Behandlingsgrundlag: Legitim interesse i sikkerhed, dokumentation og beskyttelse af ejendom og personer.

5.10 Sikkerhed og håndtering af hændelser

Vi behandler personoplysninger for at forebygge og undersøge bedrageri, tyveri, uautoriseret adgang, trusler, vold, hærværk, skader, misbrug af adgangskoder og andre sikkerhedshændelser.

Behandlingsgrundlag: Legitim interesse og, hvor det er relevant, retlig forpligtelse eller retskrav.

5.11 Markedsføring og nyhedsbreve

Vi sender kun markedsføring, nyhedsbreve eller tilbud, hvis du har givet samtykke, eller hvis vi på anden måde har et lovligt grundlag efter gældende regler.

Behandlingsgrundlag: Samtykke eller legitim interesse, hvor dette er lovligt tilladt.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

5.12 Websted, cookies og statistik

Vi behandler oplysninger om brugen af vores websted for at sikre driften, forbedre brugeroplevelsen, måle trafik, beskytte webstedet og, hvis du har givet samtykke, til statistik eller markedsføring.

Behandlingsgrundlag: Legitim interesse for teknisk nødvendige funktioner og samtykke til cookies eller lignende teknologier, hvor samtykke er påkrævet.

6. Cookies og lignende teknologier

Vores websted kan bruge cookies og lignende teknologier.

Cookies kan bruges til:

teknisk drift af webstedet

sikkerhed

bookingfunktioner

at huske cookievalg

statistik

analyse

markedsføring

integrationer fra tredjepartsudbydere

Teknisk nødvendige cookies kan bruges uden samtykke, hvis de er nødvendige for, at webstedet eller en funktion kan virke.

Cookies til statistik, analyse, markedsføring eller andre ikke-nødvendige formål bruges kun, hvis du har givet samtykke gennem vores cookieløsning.

Du kan til enhver tid ændre eller trække dit cookiesamtykke tilbage gennem cookieindstillingerne på webstedet, hvis denne funktion er tilgængelig. Du kan også slette eller blokere cookies i din browser.

Denne privatlivspolitik skal læses sammen med vores cookiepolitik eller cookieoversigt, hvor de konkrete cookies, formål, udbydere og opbevaringsperioder er angivet.

7. Hvem deler vi personoplysninger med?

Vi deler kun personoplysninger, når det er nødvendigt, lovligt og relevant.

Vi kan dele personoplysninger med:

udbydere af PMS- og hoteladministrationssystemer

bookingmotorer og channel managere

tredjepartsbookingplatforme og OTA’er

betalingsudbydere og banker

bogførings- og regnskabssystemer

revisorer, advokater og inkassopartnere

IT-, hosting-, e-mail- og SMS-udbydere

udbydere af gæstebogs- og selvbetjente check-in-systemer

udbydere af adgangs- og låsesystemer

leverandører af rengøring, service og vedligeholdelse

vagtselskaber og sikkerhedsudbydere

parkeringsselskaber og ladeoperatører

forsikringsselskaber

offentlige myndigheder, politi, brandvæsen, domstole eller andre offentlige organer, når det er nødvendigt eller krævet ved lov

Leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne, må kun behandle oplysningerne efter vores instruks og skal beskytte dem tilstrækkeligt.

Visse tredjepartsbookingplatforme, betalingsudbydere, parkeringsselskaber eller eksterne tjenesteydere kan fungere som selvstændige dataansvarlige for deres egen behandling af personoplysninger.

8. Overførsler uden for EU/EØS

Vi bruger primært leverandører inden for EU/EØS.

Nogle af vores systemer, bookingkanaler, IT-udbydere, betalingsudbydere eller tredjepartsplatforme kan dog behandle personoplysninger uden for EU/EØS.

Hvis personoplysninger overføres til lande uden for EU/EØS, sikrer vi, at der er et lovligt overførselsgrundlag, såsom Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, en tilstrækkelighedsafgørelse eller en anden godkendt overførselsmekanisme.

9. Hvor længe opbevarer vi personoplysninger?

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, som de blev indsamlet til, eller så længe vi er forpligtet eller berettiget til det efter loven.

Som hovedregel gælder følgende:

9.1 Booking- og opholdsoplysninger

Booking- og opholdsoplysninger opbevares, så længe det er nødvendigt for at administrere reservationen, gennemføre opholdet, håndtere kundeservice, dokumentere aftalen og behandle eventuelle klager eller krav.

Oplysninger kan opbevares i en længere periode, hvis det er nødvendigt for at håndtere tvister, klager, betalingskrav, dokumentation, forsikringsforhold eller retskrav.

9.2 Regnskabs- og fakturaoplysninger

Regnskabsmateriale, fakturaer, betalingsdokumentation og bogføringsrelevante oplysninger opbevares som udgangspunkt i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører, medmindre længere opbevaring er nødvendig eller krævet ved lov.

9.3 Videoovervågning

Optagelser fra videoovervågning slettes som udgangspunkt senest 30 dage efter optagelsen, medmindre det er nødvendigt at opbevare optagelsen i en længere periode på grund af en konkret sag, såsom skade, tyveri, dumpning af affald, uautoriseret adgang, overtrædelse af husreglerne, politianmeldelse, forsikringssag, tvist eller andet retskrav.

9.4 Adgangslogs og digitale spor

Adgangslogs og tekniske logs opbevares, så længe det er nødvendigt af hensyn til sikkerhed, drift, dokumentation, fejlfinding, klager, betalingskrav, adgangssupport eller retskrav.

9.5 Kommunikation

E-mails og anden kommunikation opbevares, så længe det er nødvendigt for at besvare henvendelser, dokumentere aftaler og håndtere klager, serviceforhold, betalinger, retskrav eller hoteldrift.

9.6 Glemte genstande

Oplysninger om glemte genstande opbevares, så længe det er nødvendigt for at identificere ejeren, arrangere returnering, dokumentere håndteringen og administrere eventuel relateret betaling eller krav.

9.7 Cookies

Opbevaringsperioderne for cookies afhænger af den konkrete cookie og fremgår af cookieoversigten eller cookieindstillingerne på webstedet.

9.8 Markedsføring

Hvis du har givet samtykke til markedsføring, opbevarer vi oplysningerne, indtil du trækker dit samtykke tilbage. Vi kan opbevare dokumentation for samtykket i en periode efter tilbagetrækningen, hvis det er nødvendigt for at dokumentere overholdelse af reglerne.

10. Sikkerhed

Vi beskytter personoplysninger ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

Dette kan omfatte:

adgangsbegrænsninger

adgangskodebeskyttelse

brugerrettigheder

kryptering, hvor det er relevant

sikre betalingsløsninger

logning

sikkerhedskopiering

databehandleraftaler

interne procedurer

begrænsning af adgang efter arbejdsbetinget behov

leverandørvurderinger

sikker håndtering af adgangskoder og gæstekommunikation

procedurer for sletning og opbevaring

Vi begrænser adgangen til personoplysninger til personer og leverandører, der har et legitimt behov for oplysningerne.

11. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesreglerne har du en række rettigheder.

Du har blandt andet ret til:

11.1 Ret til indsigt

Du kan anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig.

11.2 Ret til berigtigelse

Du kan få urigtige eller ufuldstændige personoplysninger om dig rettet.

11.3 Ret til sletning

I visse tilfælde kan du få personoplysninger om dig slettet.

Vi kan dog være forpligtede eller berettigede til at opbevare oplysninger, for eksempel af hensyn til bogføring, dokumentation, sikkerhed, tvister, forsikringsforhold eller retskrav.

11.4 Ret til begrænsning

I visse tilfælde kan du anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses.

11.5 Ret til dataportabilitet

I visse tilfælde kan du modtage personoplysninger, som du har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

11.6 Ret til indsigelse

I visse tilfælde kan du gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, herunder behandling baseret på legitim interesse.

11.7 Ret til at trække samtykke tilbage

Hvis behandlingen er baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev foretaget før tilbagetrækningen.

11.8 Ret til ikke at være genstand for automatiske afgørelser

Vi træffer ikke automatiske afgørelser, der har retsvirkning eller på tilsvarende måde påvirker dig væsentligt, medmindre dette specifikt er oplyst.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os skriftligt på info@hotelosterso.dk.

Vi kan bede dig om at dokumentere din identitet, før vi behandler din anmodning.

12. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til først at kontakte os på info@hotelosterso.dk, så vi kan forsøge at finde en løsning.

Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet.

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35

2500 Valby

Danmark

www.datatilsynet.dk

13. Ændringer af denne privatlivspolitik

Vi kan fra tid til anden opdatere denne privatlivspolitik, hvis der sker ændringer i vores behandling af personoplysninger, systemer, leverandører, lovgivning eller forretningsmæssige forhold.

Den aktuelle version vil være tilgængelig på www.hotelosterso.dk eller blive sendt efter anmodning.

14. Kontakt

Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller vores behandling af personoplysninger, skal du kontakte os skriftligt:

H50 2021 A/S / Hotel Østersø

CVR-nr.: 41258853

Flensborgvej 50

6200 Aabenraa

Danmark

E-mail: info@hotelosterso.dk

Websted: www.hotelosterso.dk